Tipos de sistemas de gestão e por que são importantes para empresas

A eficiência operacional e o sucesso organizacional são cada vez mais dependentes da implementação de tecnologias de gestão. No universo empresarial, diversos desafios surgem diariamente, desde a necessidade de gerenciar grandes volumes de dados até a complexidade de coordenar times, equipamentos e processos.

Diante desse cenário, os sistemas de gestão tornam-se aliados indispensáveis para as empresas modernas, proporcionando um ambiente cada vez mais estruturado, automatizado e eficiente.

Neste post da TIVIT, explicaremos os diferentes tipos de sistemas de gestão e destacaremos a importância fundamental que desempenham na maximização do desempenho organizacional.

O que são sistemas de gestão?

Sistema de gestão é um software que permite a organização, integração, controle, monitoramento, e automatização de processos e operações.

Projetado para atender diferentes áreas e necessidades dentro de uma empresa, ele facilita a gestão eficiente de informações, recursos e atividades.

Essencialmente, esses sistemas oferecem uma estrutura organizada para a coleta, análise e utilização de dados, permitindo que as organizações alcancem seus objetivos de maneira mais eficiente.

Eles atendem a uma variedade de setores, como financeiro, RH, indústrias, relacionamento com clientes, entre muitas outras, proporcionando uma visão integrada das operações e facilitando as rotinas de processos e equipes.

Saiba mais sobre gestão eletrônica de documentos 

A importância de utilizar sistemas de gestão

A utilização de um sistema de gestão é ideal para empresas que desejam ter seus processos e operações mais organizados, além de muitos outros benefícios. 

Veja a importância de se utilizar um sistema de gestão:

Eficiência operacional: sistemas de gestão automatizam processos, reduzindo a dependência de tarefas manuais. Isso aumenta a eficiência, minimiza erros e libera tempo para atividades mais estratégicas.

Integração de dados: esses sistemas integram dados de diferentes áreas da empresa, proporcionando uma visão unificada, facilitando a análise e tomada de decisões baseada em informações precisas e atualizadas.

Melhoria na tomada de decisões: com informações mais acessíveis e confiáveis, os gestores podem tomar decisões mais informadas e estratégicas, contribuindo para o crescimento e o sucesso da organização.

Controle financeiro: sistemas de gestão financeira permitem o monitoramento preciso das transações, orçamentos e desempenho financeiro, fornecendo uma visão clara da saúde financeira da empresa.

Gestão de recursos humanos (RH): facilitam a administração de aspectos relacionados aos colaboradores, como folha de pagamento, admissão digital, benefícios, desempenho e desenvolvimento profissional, promovendo um ambiente de trabalho mais eficiente.

Atendimento ao cliente: sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) ajudam a gerenciar interações com clientes, melhorando o atendimento, personalizando abordagens e construindo relacionamentos duradouros.

Conformidade e governança: contribuem para o cumprimento de regulamentações e políticas internas, garantindo a conformidade legal e uma governança sólida.

Inovação e adaptabilidade: sistemas de gestão fornecem a flexibilidade necessária para se adaptar a mudanças no mercado, implementar inovações e manter a competitividade.

Em resumo, a utilização de sistemas de gestão proporciona uma base sólida para o funcionamento eficaz e sustentável de uma empresa, auxiliando em diversas áreas para impulsionar o sucesso organizacional.

Diferença entre ERP e Sistemas de Gestão

“ERP” (Enterprise Resource Planning) e “Sistemas de Gestão” são termos frequentemente utilizados de forma intercambiável, mas é importante entender as nuances que podem existir entre eles.

Aqui estão algumas diferenças e considerações:

Abrangência:

• ERP (Enterprise Resource Planning): geralmente, refere-se a um tipo específico de sistema de gestão que integra diversas operações de negócios em um único sistema. Pode abranger finanças, recursos humanos, cadeia de suprimentos, manufatura, entre outros.
• Sistemas de gestão: pode ser um termo mais amplo e genérico que inclui vários tipos de sistemas projetados para gerenciar diferentes aspectos de uma empresa, como CRM (Customer Relationship Management), sistemas de RH, sistemas de produção, etc.

Escopo funcional:

• ERP: tem um escopo mais abrangente e é projetado para integrar e otimizar processos em toda a empresa.
• Sistemas de gestão: permitem ser mais específicos, focando em áreas particulares, como relacionamento com clientes, gestão de recursos humanos ou gestão de projetos.

Integração:

• ERP: destaca-se pela integração eficiente de diferentes setores, promovendo uma visão holística e unificada dos processos empresariais.
• Sistemas de gestão: é possível que sejam independentes ou integrados a outros sistemas conforme necessário.

Personalização:

• ERP: geralmente, é configurado para atender às necessidades específicas de uma organização, mas uma personalização profunda pode ser complexa.
• Sistemas de gestão: podem ser mais flexíveis para personalização, dependendo do fornecedor e do propósito específico.

Tamanho e complexidade:

• ERP: mais comumente associado a empresas de médio e grande porte, dada sua abrangência e complexidade.
• Sistemas de gestão: possibilitam ser adotados por empresas de diferentes tamanhos, dependendo do tipo específico de sistema.

Foco no cliente:

• ERP: tem como foco a eficiência operacional e integração interna.
• Sistemas de Gestão: alguns, como CRM, colocam um foco significativo na interação com clientes.

Em resumo, enquanto ERP é um tipo específico de sistema de gestão com uma abordagem integrada e ampla, enquanto “sistemas de gestão” é um termo mais amplo que pode incluir uma variedade de sistemas projetados para gerenciar diferentes aspectos do funcionamento de uma empresa. 

Quais são os tipos de sistemas de gestão?

Com a modernização tecnológica e as necessidades das empresas cada vez mais inseridas nessa realidade, os sistemas de gestão atuam de forma mais facilitadora nas operações e rotinas. Para isso, existem alguns tipos de sistemas capazes de suprir determinada necessidade. Veja abaixo os principais tipos:

Enterprise Resource Planning (ERP)

O ERP, Enterprise Resource Planning ou sistema de gestão integrado, é uma tecnologia de gestão empresarial que centraliza os dados e processos de diferentes áreas de uma organização em um único lugar. Ele oferece uma visão abrangente e em tempo real de recursos compartilhados, como finanças, estoque, compras, produção, recursos humanos e muito mais.

A principal função do ERP é otimizar a eficiência operacional, melhorar a tomada de decisões, eliminar a duplicidade de informações e fornecer uma base sólida para a gestão estratégica.

Ao integrar informações de várias partes da empresa, o ERP elimina redundâncias, melhora a precisão dos dados e agiliza os processos. Essa abordagem integrada permite que as organizações forneçam respostas rápidas a mudanças nas condições de mercado e tomem decisões mais informadas.

Customer Relationship Management (CRM)

O CRM, Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é uma tecnologia de computação na nuvem responsável por fazer a gestão e análise das interações entre uma empresa e seus clientes, organizando, automatizando e sincronizando tarefas e informações para melhorar a satisfação do cliente, fidelização e eficiência das equipes de vendas, marketing, atendimento ao cliente e suporte.

Os sistemas de CRM armazenam informações sobre clientes, interações, preferências e histórico de compras, além de trazer dados sobre o comportamento do usuário nas plataformas integradas a ele.

Esses dados são utilizados para personalizar o atendimento ao cliente, identificar oportunidades de vendas, segmentar públicos-alvo e melhorar a comunicação, fortalecendo o relacionamento com os clientes, impulsionando as vendas e aumentando a fidelização.

Business Process Management (BPM)

O BPM, Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio, é um conjunto de técnicas alinhadas a ferramentas para agilizar e aumentar a eficiência dos processos de um negócio.

Sua abordagem sistemática permite aprimorar a qualidade dos produtos e/ou serviços para responder mais rapidamente às mudanças do mercado.

O conceito de BPM parte do princípio em que os processos são a base de um negócio, e seu objetivo é ajudar e modelar, executar, monitorar e otimizar processos de negócio por meio de ferramentas e estratégias, fornecendo visibilidade sobre cada etapa de um processo, identificando gargalos, automatizando tarefas e facilitando a colaboração entre as equipes. Isso leva a uma gestão mais eficaz dos processos, aumentando a agilidade e adaptabilidade da organização.

Como escolher o sistema de gestão ideal?

Escolher o sistema de gestão ideal para uma empresa é uma decisão crucial que pode impactar significativamente a eficiência operacional e os resultados. Saiba quais são algumas das melhores práticas para orientar esse processo:

• Entenda as necessidades da empresa: realize uma análise detalhada dos processos de negócios da empresa. Aproveite e identifique os pontos problemáticos e as áreas para as quais a automação pode trazer melhorias;
• Defina objetivos claros: estabeleça metas específicas que o sistema de gestão deve alcançar, como redução de custos, aumento da eficiência ou melhoria na experiência do cliente;
• Envolva as partes interessadas: consulte e envolva todas as partes interessadas, incluindo departamentos-chave, usuários finais e líderes de equipe. Considere as opiniões e feedback de quem utilizará o sistema diariamente;
• Avalie a escalabilidade: considere as necessidades futuras da empresa. O sistema escolhido deve ser escalável para acompanhar o crescimento e as mudanças nas operações;
• Pesquise fornecedores confiáveis: pesquise e avalie fornecedores respeitáveis que tenham experiência no fornecimento do tipo específico de sistema que a empresa precisa. Nesse processo, considere reviews, depoimentos e cases de sucesso;
• Avalie a integração com outros sistemas: verifique a capacidade do sistema em integrar-se a outros aplicativos e sistemas já em uso pela empresa. A integração eficiente é crucial para evitar silos de dados e garantir uma visão abrangente;
• Considere a facilidade de uso: escolha um sistema intuitivo e de fácil utilização para evitar curvas de aprendizado prolongadas e facilitar a adoção por parte dos usuários.

Sobre a TIVIT

Entre em contato conosco e saiba como transformar seu negócio com a tecnologia da TIVIT. Podemos impulsionar a eficiência, a produtividade e o sucesso da sua empresa por meio de soluções inovadoras e personalizadas.

Transforme sua gestão com a TIVIT, onde a tecnologia encontra a excelência operacional.

Confira também: FinOps