Escrito por: TIVIT

 

A crescente mudança e modernização na gestão de empresas vem fazendo com que o setor de Recursos Humanos (RH) também se reinvente. A área, inclusive, já faz parte das decisões estratégicas em muitas organizações.

 

Porém, apesar das boas notícias para os profissionais, o RH ainda enfrenta uma série de desafios. Entre eles estão a alta burocracia e o baixo uso de recursos tecnológicos que podem ajudar a superá-los.

Nesse cenário, uma solução que pode otimizar de forma significativa as operações dos Recursos Humanos é a tecnologia de Enterprise Content Management (ECM).

 

Desburocratização do RH: um desafio a ser superado

 

Por mais que os Recursos Humanos tenham atingido o status de setor estratégico, em muitas organizações ainda faltam ferramentas para que isso seja, de fato, colocado em prática.

 

Hoje os recursos tecnológicos auxiliam na desburocratização do setor, resolvendo problemas de organização, volume e segurança de documentos físicos por meio da digitalização. Isso torna-se cada vez mais essencial à medida que uma empresa evolui e busca um crescimento saudável.

 

Quer saber se o seu RH está precisando modernizar processos para colaborar de forma mais efetiva na gestão de desempenho dos colaboradores e, consequentemente, para o sucesso da organização?

 

Então confira algumas características que atualmente confirmam isso:

 

  • Inserção de dados em controles manuais, como planilhas que não atendem demandas específicas;
  • Falta de integração entre os dados, o que demanda mais esforços dos colaboradores da área sempre que precisam de determinados documentos e informações;
  • Armazenamento em planilhas sem mecanismos de segurança, fazendo com que problemas em equipamentos e outras formas de extravio ocasionem a perda de informações valiosas;
  • Falta de relatórios automáticos que contribuam para uma tomada de decisão ágil e assertiva;
  • Conteúdos descentralizados e desorganizados;
  • Pouco controle da localização de documentos e informações;
  • Sistemas sem suporte. Ou seja, no caso de problemas com documentos e dados, não há profissionais especializados a quem recorrer;
  • Processos operacionais lentos e altamente burocráticos.

 

Se você identificou algumas das características citadas no RH de sua empresa, provavelmente seja a hora de a gestão repensar os processos do setor e inovar as estratégias. Do contrário, na realidade corporativa atual, a organização tende a estagnar e até mesmo a perder talentos. E, com eles, o diferencial competitivo e os bons resultados.

 

Como a solução de Enterprise Content Management (ECM) pode ajudar neste cenário?

 

Entendemos que é preciso buscar formas de otimizar os processos do RH, e o Enterprise Content Management (ECM) pode ser decisivo em sua empresa.

 

O ECM é uma tecnologia que permite às empresas organizarem e armazenarem documentos e ativos digitais com total segurança. Além disso, o software, que é modular, porém totalmente integrado, facilita a localização, recuperação e compartilhamento dos arquivos.

 

Todos os processos são feitos no ambiente digital para facilitar o controle e acesso às informações das empresas, de forma rápida, organizada e segura.

 

O armazenamento, 100% na nuvem, permite o acesso eletrônico e seguro aos documentos essenciais para o cumprimento da legislação brasileira, assim como dados valiosos para os processos do RH.

 

Entre eles estão folhas de pagamento, documentos obrigatórios de colaboradores e documentação comprobatória de terceiros. Além disso, são atendidas as exigências da Lei Sarbanes Oxley (SOX), com garantia de aderência à legislação.

 

No mais, o ECM também pode auxiliar com as seguintes aplicações:

 

Centralização de documentos e informações

 

O ECM permite que o RH centralize todos os documentos e informações relacionados aos colaboradores, eliminando a dispersão de dados em diferentes plataformas e sistemas.

 

Organização eficiente de documentos

 

A tecnologia ECM oferece recursos avançados de organização, categorização e indexação de documentos, proporcionando ao RH uma forma eficiente de manter e localizar informações essenciais.

 

Fluxos de trabalho automatizados

 

Utilizando o ECM, o RH pode criar fluxos de trabalho automatizados para agilizar processos, como aprovações de férias, revisões de desempenho e outras atividades que envolvam documentos e informações.

 

Acesso seguro e controlado

 

A segurança é fundamental para o RH, e o ECM oferece controle de acesso refinado, garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso a informações sensíveis. Isso é crucial para garantir conformidade com regulamentações de privacidade.

 

Gestão de documentos obrigatórios e compliance

 

O ECM auxilia na gestão de documentos obrigatórios, como contratos, certificados e formulários, para que a empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista e outras regulamentações.

 

Integração com sistemas de RH

 

Integrar o ECM com os sistemas de RH existentes permite uma experiência mais fluida, garantindo a consistência e a atualização automática de dados entre as plataformas.

 

Auditoria e rastreabilidade

 

O ECM registra todas as atividades relacionadas aos documentos, dispondo de recursos robustos de auditoria e rastreabilidade, essenciais para revisões internas e conformidade externa.

 

Ao adotar o ECM, o RH pode superar os desafios relacionados à área, como a gestão de documentos, gerando eficiência, segurança e conformidade em seus processos.

 

As 5 etapas do Enterprise Content Management (ECM)

 

Existem 5 etapas inerentes ao ECM. São elas:

 

1. Capturar

 

A primeira etapa do ECM envolve a captura de dados e documentos. Pode incluir a digitalização de documentos em papel, importação de arquivos digitais e, até mesmo, a captura de informações de formulários eletrônicos.

 

Visa ao reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para transformar documentos físicos em formatos digitais, realizando a importação automatizada de documentos de diferentes fontes.

 

2. Armazenar

 

Após a captura, os documentos precisam ser armazenados de maneira segura e acessível. O armazenamento no ECM é feito de forma estruturada e centralizada.

 

O armazenamento também é feito em nuvem para acessibilidade remota, e o ECM promove a indexação e categorização eficientes para facilitar a recuperação.

 

3. Gerenciar

 

Nesta fase, o foco está na organização e administração eficaz dos documentos. Isso inclui a criação de fluxos de trabalho, atribuição de permissões e a implementação de políticas de retenção.

 

O ECM promove fluxos de trabalho automatizados para otimizar processos e o controle de versão para rastrear alterações em documentos.

 

4. Preservar

 

A preservação refere-se à proteção e retenção de documentos críticos por períodos específicos, atendendo a requisitos regulatórios e legais.

 

Promove políticas de retenção para determinar a duração do armazenamento. Também utiliza recursos de backup para garantir a integridade dos documentos.

 

5. Entregar

 

A entrega envolve o fornecimento eficiente de conteúdo aos usuários autorizados. Isso pode incluir a distribuição de relatórios, compartilhamento de documentos ou apresentação de informações em tempo real.

 

Utiliza controle de acesso para garantir que apenas usuários autorizados possam visualizar ou interagir com o conteúdo e promove a integração com outras plataformas para facilitar o compartilhamento.

 

Ao seguir essas cinco etapas, o ECM proporciona uma gestão eficiente do ciclo de vida do conteúdo, desde sua criação até sua entrega, e, eventualmente, preservação ou descarte adequado.

 

Esse processo integrado não apenas aumenta a eficiência operacional, mas também garante conformidade e segurança na gestão de documentos e informações corporativas.

 

Vantagens da implementação do ECM

 

Como você viu, o Enterprise Content Management é capaz de realizar uma série de processos essenciais para a gestão e controle de documentos do RH de uma organização. Veja agora algumas vantagens do ECM práticas para o dia a dia do setor:

 

1) Digitalização de documentos

 

Um dos primeiros passos de uma empresa rumo à transformação digital deve ser a digitalização de documentos. Segundo a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos, um funcionário pode perder aproximadamente 36 minutos no dia procurando informações. Isso equivale a 7,5% do tempo de expediente.

 

Em uma realidade, a agilidade e otimização de processos é cada vez mais importante, então pode-se dizer que documentos em papel estão com os dias contados.

 

Nesse sentido, o ECM contribui exatamente para isso. Com sua utilização, o setor de RH reduz de forma drástica a geração de documentos em papel, já que toda a tramitação da informação pode ser realizada em ambiente digital.

 

2) Assertividade nos processos

 

Sempre que inserem dados em um controle manual, os profissionais de RH estão suscetíveis ao erro. Isso pode acontecer desde a montagem de uma fórmula, conta ou célula, já que as planilhas não foram desenvolvidas para essa finalidade. Assim sendo, as ferramentas não são programadas para atender a necessidades específicas, como, por exemplo, controlar férias.

 

Ao utilizar o ECM, a possibilidade de erro se torna praticamente nula, já que a solução é desenvolvida com fórmulas já montadas dentro da própria plataforma, assim os profissionais não precisam realizar trabalhos manuais. Logo, tanto a assertividade quanto a produtividade aumentam significativamente.

 

3) Praticidade e instantaneidade

 

Ao contrário das planilhas, em que os profissionais de Recursos Humanos precisam cruzar informações, conferir e digitar dado por dado, a solução de ECM permite que todas essas tarefas sejam rápidas, otimizando tempo e esforços.

 

A praticidade, nesse caso, aumenta ainda mais porque a solução é customizada segundo as necessidades de cada empresa, possibilitando a criação de campos personalizados.

 

E mais, consultas a dados que até então comprometiam o tempo dos profissionais em um ambiente manual tornam-se instantâneas, sendo possível, inclusive, gerar relatórios sem a necessidade de esforços.

 

4) Integração de dados

 

Ainda é comum encontrar empresas onde as ferramentas internas de gestão não se integram e servem apenas para organizar tarefas pertinentes a cada colaborador ou equipe. Porém, em um ambiente onde as decisões devem ser tomadas de forma cada vez mais rápida, isso se tornou um problema.

 

Desse modo, uma grande vantagem do ECM para o RH é a possibilidade de integração entre os módulos. Isto é, o software do ponto migra automaticamente as informações à base de dados da folha de pagamento, bem como as horas extras, faltas, entre outros.

 

5) Atende políticas de BYOD

 

BYOD, sigla em inglês para Bring Your Own Device, ou “traga seu próprio dispositivo”, é uma tendência no ambiente corporativo, desde a explosão do mobile.

 

Organizações que proporcionam ao RH uma solução de ECM contribuem para a prática, com isso, os colaboradores conseguem cuidar de processos importantes de qualquer lugar, com toda a segurança.

 

A tecnologia, implantada de forma personalizada e efetiva, pode auxiliar os departamentos a obterem mais tempo para visão estratégica e a partir de dados, podendo ser mais eficientes em suas decisões e planos a curto, médio e longo prazo.

 

Além disso, outras vantagens da implementação do EMC também podem incluir:

 

  • Eficiência operacional aprimorada: o ECM otimiza processos ao eliminar a dependência de documentos físicos, reduzindo o tempo gasto na busca, manipulação e compartilhamento de informações.
  • Colaboração aprimorada: facilita a colaboração entre equipes, permitindo o acesso simultâneo e compartilhamento seguro de documentos, promovendo a eficiência nas atividades colaborativas.
  • Segurança e conformidade: reforça a segurança e atende a requisitos de conformidade, garantindo que o acesso aos documentos seja controlado e que as políticas de retenção e descarte sejam aplicadas de maneira consistente.
  • Redução de riscos de perda de dados: a centralização e a segurança na gestão de documentos reduzem os riscos de perda de dados, assegurando a preservação de informações críticas.
  • Acessibilidade remota: com armazenamento em nuvem, o ECM permite o acesso remoto a documentos, oferecendo flexibilidade para equipes que trabalham fora do ambiente tradicional de escritório.
  • Estratégia na tomada de decisões: ao fornecer acesso rápido a informações relevantes, o ECM contribui para uma tomada de decisões mais informada e ágil em todos os níveis da organização.
  • Auditoria e rastreabilidade: oferece recursos avançados de auditoria, possibilitando rastrear quem acessou, modificou ou compartilhou documentos, garantindo transparência e responsabilidade.

 

A adoção do ECM vai além da simples gestão de documentos; trata-se de um investimento estratégico que impacta positivamente diversos aspectos da operação empresarial, contribuindo para a eficiência, segurança e conformidade.

 

A TIVIT possui em seu portfólio soluções para preparação, gerenciamento eletrônico e guarda física e eletrônica de documentos. Disponibiliza o  serviço de ECM ideal para sua empresa de forma personalizada, com todo gerenciamento de documentos, por meio de um serviço completo e dedicado. Além de melhores práticas na gestão documental com controle total do processo, do início ao fim.

 

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