Vantagens da Informação: ECM torna empresas inteligentes

O acesso rápido à informação é um dos principais diferenciais competitivos no cenário atual. Nesse sentido, o armazenamento de documentos em arquivos e pastas não é a melhor estratégia. Papéis são pouco funcionais e seguros, além de ocuparem espaço e tornarem os processos demorados. Digitalizar documentos com o auxílio da tecnologia, por sua vez, é uma solução que torna as empresas mais inteligentes em relação à execução de tarefas, produtividade e governança.

Por meio de serviços como a Enterprise Content Management (ECM), os negócios contam com um inventário permanente e organizado dos documentos legais, administrativos, comprobatórios e de gestão de pessoas. Além disso, é possível realizar a integração com folha de pagamento, automatizar o lançamento de notas fiscais, gerir processos de financiamentos e outros recursos. 

O resultado são informações estruturadas e organizadas, tornando as empresas mais inteligentes em relação à gestão de conteúdo. Isso reflete diretamente em melhores resultados. 

Até que ponto as empresas de hoje atendem os critérios de companhia inteligente?

Para quem tem dúvidas sobre o conceito, uma empresa inteligente é aquela que tira o melhor proveito da união entre os ambientes físico e virtual. Entre os objetivos estão otimizar processos, obter insights para oferecer melhores experiências, aumentar a eficiência operacional e abrir caminhos para novos modelos de negócios.

Uma característica em comum entre essas organizações é o uso de soluções tecnológicas para o armazenamento, organização, mobilidade, acesso rápido e gestão da informação de forma mais eficiente. Pensando nisso, as empresas que não estiverem atentas às mudanças relacionadas à gestão de conteúdos, análise de dados, automação de processos e inovação tecnológica, podem estar fadadas ao insucesso. 

Como o Enterprise Content Management traz mais inteligência aos negócios?

Para que uma companhia se torne mais inteligente por meio da tecnologia, é preciso primeiramente focar “na base”. Ou seja, deve criar medidas para otimizar os processos internos. Digitalizar documentos é uma delas. A estratégia promove a minimização  do trabalho manual e, ao mesmo tempo, a organização, padronização e centralização de conteúdos.

É justamente isso que o Enterprise Content Management da TIVIT oferece aos negócios. A solução resolve todos os desafios de Recursos Humanos e outros setores e, ainda, traz ferramentas que automatizam tarefas e garantem a segurança de todo o processo. 

Isso possibilita aos gestores terem mais tempo para a visão estratégica e, a partir de dados, obterem uma tomada de decisão mais assertiva a curto, médio e longo prazo. Entre as principais vantagens do ECM para o gerenciamento de documentos estão:

• Processos realizados 100% no ambiente digital, de modo a facilitar o controle e acesso às informações, de forma organizada, rápida e segura;
• Software modular, porém totalmente integrado, o que facilita a localização, recuperação e compartilhamento dos arquivos;
• Economia de tempo das equipes;
• Redução de custos operacionais;
• Otimização da eficiência na busca, utilização e fluxo de documentos;
• Armazenamento na nuvem, o que permite o acesso eletrônico e seguro aos documentos essenciais para o cumprimento da legislação brasileira, assim como dados valiosos para os processos burocráticos.

A TIVIT é referência no mercado em soluções ECM, com resultados importantes como:

• 700 clientes nos mais diversos segmentos;
• 300 milhões de imagens armazenadas;
• 1,5 milhão de caixas armazenada em mais de 40 mil metros quadrados de espaço físico

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