O departamento de recursos humanos é a porta de entrada de pessoas em uma empresa e tem o potencial de ser, também, um grande cartão de visitas da marca no mercado, uma vez que sua função é cuidar de seu maior ativo: os colaboradores. É por isso que, cada vez mais, gestores se interessam por fazer a transformação digital acontecer nessa área, assim como em outras da instituição, escolhendo o melhor RH digital para o negócio.
A potência estratégica do RH é enorme e vem sendo cada vez mais desvendada por empresas. O antigo formato do chamado “DP” (departamento pessoal), uma sala na empresa com pessoas atoladas em papéis e processos engessados, definitivamente ficou para trás. O RH de hoje deve ser tático e ativo nas decisões do negócio para ajudá-lo a crescer.
A corrida por avanço tecnológico nas empresas não é em vão. Afinal, uma pesquisa feita pela Accenture mostra que instituições com maturidade digital, ou seja, que já implementaram soluções tecnológicas de ponta a ponta, conseguem gerar mais que o dobro de sua receita e diminuir perdas e erros. Em linhas gerais: elas reduzem custos e lucram mais.
Seu RH ainda está preso em uma era pré-histórica? Dê um passo em direção ao futuro e saiba como escolher o melhor RH digital para o seu negócio agora mesmo! Aproveite a leitura e saiba como tomar a decisão certa.
Mapeie as necessidades do seu setor de RH
Todo processo de transição digital começa com um planejamento e mapeamento de necessidades. Para escolher o melhor RH digital para sua empresa, você precisa ter certeza do que ela precisa, quais são as rotinas do setor e como as soluções disponíveis no mercado podem atendê-las de modo assertivo.
Comece com um levantamento completo de todas as tarefas do setor, profissionais responsáveis, prazos e entregas. Em seguida, vá além e junte toda a equipe para entender os pontos centrais, críticos, gargalos e aspectos que precisam de melhoria.
Estabeleça prioridades em termos do que será resolvido primeiro. Não se esqueça de incluir o futuro nesse exame: reflita sobre quais são os planos estratégicos de crescimento e previsões da área. Somente por meio desse estudo profundo é que você vai entender a realidade do seu RH e suas demandas mais urgentes.
Com todas essas informações em mente e documentadas, você será capaz de analisar as propostas de diferentes fornecedores e entender qual é a mais adequada.
Um ponto importante na escolha do melhor RH digital é olhar para além das funcionalidades do sistema oferecido e avaliar a empresa fornecedora em si. Pense sobre os pontos abaixo.
- A solução é flexível? Ela se adapta à realidade do meu negócio ou terei que fazer investimentos extras em equipamento e pessoal?
- A empresa auxilia no treinamento? Quantos colaboradores precisam ser treinados e quanto tempo isso levaria?
- Como funciona a implementação?
- A empresa oferece um bom suporte técnico?
Não deixe de avaliar essas questões para tirar maior proveito desse investimento.
Avalie as ferramentas do sistema
Em seguida, analise, uma a uma, as funcionalidades dos sistemas. Alguns softwares oferecem uma série de funções que não condizem com sua realidade e apenas deixam as equipes mais perdidas e resolutas em relação à tecnologia.
O foco é encontrar a solução ideal que atenda seus processos e pontos críticos, os que você mapeou em detalhes no primeiro passo.
Por exemplo, durante o mapeamento, você descobre que precisa buscar uma forma de automatizar a folha de pagamento dos funcionários, visto que erros constantes acontecem. Além disso, os gestores da área desejam ter acesso a dados consolidados para avaliar melhorias no pacote de benefícios ou trabalhar em conjunto com outras áreas para aprimorar indicadores de produtividade, engajamento e clima organizacional.
É importante listar esses pontos de forma objetiva para identificar com clareza se o software tem as funções que lidam com esses temas. Dessa forma, a escolha do melhor RH digital acontece de maneira segura e acertada.
Um aspecto que não pode deixar de ser avaliado é a compatibilidade da solução de RH digital com outros sistemas já usados pela empresa, pelos principais fornecedores e, até mesmo, pelo governo (por exemplo, o eSocial). Já que o objetivo é ter mais organização e inteligência, garantir a integração de processos e sistemas é fundamental para que o trabalho siga de forma fluida.
Priorize hospedagem na nuvem
A tecnologia na nuvem é amplamente conhecida e utilizada por pessoas em sua vida pessoal e profissional — e deve estar presente em um bom RH digital. Isso porque, com ela, é possível armazenar e compartilhar documentos e dados de forma rápida e em poucos cliques.
No mais, hoje em dia, muitos softwares são hospedados diretamente na nuvem. Isso torna os sistemas mais rápidos, leves e de fácil implementação. A empresa não precisa se preocupar com custos extras com servidores e a solução se torna ainda mais flexível: na nuvem, o programa pode ser acessado de qualquer lugar onde há conexão com a internet.
O avanço da tecnologia possibilita que hoje existam sistemas tão robustos e qualificados na nuvem como os hospedados em servidores físicos, sem perder em nada no quesito segurança e confiabilidade. Por isso, na hora de escolher o melhor RH digital, prefira os hospedados na nuvem, para ter mais acessibilidade e versatilidade.
Enterprise Content Management TIVIT
A TIVIT é pioneira em soluções de RH, com foco na gestão de prontuários eletrônicos e transformação de documentos físicos em digitais. Seu software ECM (Enterprise Content Management) é hospedado na nuvem, permitindo a consulta e o compartilhamento de dados e arquivos em poucos cliques, além de um armazenamento mais funcional, que dispensa papéis e serviços complexos para guarda de arquivos físicos.
O ECM da TIVIT é uma solução modular e totalmente flexível. O software é desenvolvido e implementado sob medida para as necessidades e o volume de dados e processos de cada empresa. Com ele, o controle de processos e dados é total, pois trata-se de uma solução robusta que viabiliza o controle de tarefas e rotinas ponta a ponta, com total integridade.
Você já entendeu a importância de fazer a transformação digital acontecer no seu RH. Agora está pronto para dar esse passo e ter um setor mais estratégico e alinhado com as demandas atuais. Siga nossas dicas para encontrar o melhor RH digital e mostre que sua empresa está à frente do seu tempo!
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