Durante muitos anos, o RH foi visto puramente como uma área de apoio, que não contribuía diretamente para a estratégia de um negócio. No entanto, esse cenário mudou radicalmente nos últimos tempos.
Com a transformação digital e a pandemia, muitos aspectos ganharam novos contornos, especialmente em relação a processos e às demandas do profissional do futuro. Por isso, atualmente, é mandatório que uma empresa conheça o que é RH digital e seu impacto nos resultados da companhia.
Vamos entender mais a importância desse tema? Então, continue a leitura deste post para saber mais sobre o conceito de RH digital e conhecer suas principais aplicações. Acompanhe!
O que é o RH digital?
O RH digital descreve um processo de “empoderamento” da área, no qual ela deixa de ser vista apenas como um suporte para as operações e abraça a tecnologia para se tornar mais tática e eficiente.
Em linhas gerais, o RH digital nada mais é do que uma ferramenta que possibilita a gestão e automação de rotinas da área, como gerenciamento de documentos, admissão, folha de pagamento, entre outros.
Essa inovação permite que processos sejam cumpridos em menos tempo e com o máximo de eficiência e precisão. Sem tantas tarefas burocráticas em mãos, o time do RH pode, de fato, concentrar-se em atividades estratégicas, voltadas aos objetivos do negócio e para aprimorar os resultados do setor.
Com mais tempo e com tarefas operacionais sendo cuidadas pelo sistema, profissionais de RH podem, finalmente, implementar ideias e projetos para trazer mais engajamento, melhorar aspectos da cultura, promover treinamentos e muitas outras iniciativas que colaboram para o rendimento.
Em qual contexto surgiu o RH digital?
Uma pesquisa feita pela Sodexo mostrou como o investimento na equipe e no seu bem-estar se refletia diretamente nos lucros, além de proporcionar melhora na produtividade, fechamento de negócios e reputação da empresa no mercado.
Com os lockdowns ao redor do mundo e o trabalho remoto, é notório como as pessoas passaram a rever suas prioridades e demandas. O home office deixou de ser um benefício esporádico para ser um fator determinante para um profissional decidir continuar em uma empresa ou não. Diante disso, as companhias precisam adaptar processos e rever sua cultura para conseguir reter e atrair talentos.
Além disso, o RH 4.0, que marca a união dessa área com a tecnologia, é prova de que a pressão é real para que o setor se torne mais inteligente e tático. O futuro já começou e o mercado e os profissionais pedem por empresas com um RH mais estratégico e proativo.
Por que o RH digital é uma evolução necessária para crescer no mercado?
A incorporação de ferramentas tecnológicas em empresas não é algo novo. A transformação digital já é uma realidade há anos, e muitas instituições já adotaram sistemas e serviços para otimizar processos na logística, no financeiro e na análise de dados para vendas, por exemplo.
Nesse cenário, existe uma grande oportunidade para modernizar o RH e torná-lo centro da estratégia, uma vez que o setor lida com o maior ativo da empresa: seu capital humano.
As pessoas estão no centro de tudo que uma empresa faz, independentemente de seu segmento. São elas que operam máquinas, mineram e interpretam dados e tomam decisões. Logo, faz todo sentido que a área dedicada a elas, o RH, receba um alto investimento.
Paradoxalmente, o RH é conhecido por ser uma área muito lenta e burocrática, em que seu time apenas se dedica a seguir processos engessados. Ao mesmo tempo, é um fato que a reputação do setor não é das melhores entre os colaboradores. Muitos deles não confiam que o RH está realmente trabalhando para implantar melhorias para a equipe.
Uma interessante pesquisa conduzida pela plataforma Cezanne RH mostrou que mais dos 45% dos entrevistados não acreditam que o RH pode ajudá-los a avançar em suas carreiras e resolver conflitos no trabalho.
Essa mentalidade aliada à falta de investimento em tecnologia impede que empresas vejam o grande potencial de alavancar resultados por meio de maior produtividade e engajamento ao aplicar esforços no setor. Isso é possível com o RH digital.
Reter os melhores talentos e ter uma equipe motivada e comprometida são fatores determinantes para o crescimento. A inovação e a criatividade, soft skills essenciais nos profissionais do futuro, são estimuladas em um ambiente de trabalho saudável e equilibrado. Por isso, investir em uma solução como o RH digital é sinal de que a empresa acompanha as demandas do mercado e dos colaboradores.
A tecnologia automatiza tarefas, trabalhando a favor do negócio e das pessoas, permitindo que a empresa consiga se adaptar rapidamente às mudanças e esteja na vanguarda dos acontecimentos, ganhando competitividade e relevância no mercado. Nesse sentido, examinar o que é RH digital não é apenas um passo para aprimorar processos, mas um importante meio para se preparar para a evolução de uma companhia.
Quais são suas principais aplicações?
Como vimos, no mercado atual, não existe espaço para um RH tradicional, lento, ineficiente e desconectado das tendências e das diferentes necessidades das equipes.
A internet e os avanços tecnológicos já estão presentes nas instituições há anos. A pandemia da Covid-19 apenas colaborou para catalisar mudanças e propulsar as empresas mais resistentes.
Durante os severos lockdowns, não houve alternativa, a não ser se adaptar para não fechar as portas. Agora, não há como voltar atrás e ignorar a revolução que vem acontecendo. Uma pesquisa da USP descobriu que 70% dos brasileiros querem permanecer trabalhando em esquema home office.
Já um estudo da Cognizant apontou que 80% dos profissionais entrevistados afirmaram que recusariam uma oferta de emprego que não permitisse um esquema de trabalho flexível, com modelo home office ou híbrido.
Esses números mostram que para reter talentos e ter uma equipe satisfeita e dedicada, empresas precisam oferecer meios para implementar um sistema de trabalho “anywhere office” (“escritório em qualquer lugar”, em tradução livre).
Essa iniciativa não é apenas vantajosa para os colaboradores. Instituições que adotaram o trabalho remoto de forma definitiva durante a pandemia experimentaram uma dramática redução de custos — com aluguel de espaços, material, contas de luz e energia, entre outros — e ganho em produtividade.
O RH digital não somente permite a adoção do trabalho remoto, mas contribui para que o setor seja escalável. Com o uso de sistemas, a centralização de dados e a padronização de processos permitem que as rotinas sejam mais seguras e precisas, e gestores podem fazer um monitoramento mais abrangente e acertado dos resultados.
Para saber sobre como essa ferramenta pode ajudar sua empresa, conheça, a seguir, suas principais aplicações.
Admissão online
Uma das portas de entrada e primeiro ponto de contato de um profissional com a área é a admissão. Em tempos de isolamento, mesmo diante de muitas dificuldades, o mercado não parou e muitas empresas precisaram realizar novas contratações.
Por uma questão de saúde e segurança, as empresas encontraram meios de fazer as admissões online. O que era, no início, um recurso virou uma maneira de revolucionar a forma como o trâmite é feito. Com o RH digital, a admissão é feita pela internet, dispensando a presença física dos colaboradores, por meio de procedimentos simples e flexíveis.
O processo funciona da seguinte forma: uma vez contratado, o profissional envia seus documentos digitalizados e dados pela internet, que são analisados pelo sistema e posteriormente registrados. Esse método, que é feito de forma simplificada e em poucos cliques. nem se compara ao método tradicional, que envolve muita papelada, tarefas trabalhosas e diversas idas e vindas.
Validação de documentos online
Uma importante função do RH digital é, por ser uma ferramenta online, possibilitar a integração de dados com o eSocial, o que poupa muito tempo da equipe, além de mitigar erros. Assim, os arquivos inseridos no sistema, seja no momento da admissão, seja em outras ocasiões, são validados pelo sistema trabalhista do governo com maior praticidade e precisão.
Assinatura digital
A assinatura digital é uma das inovações mais inteligentes dos últimos tempos. Com ela, é possível assinar contratos à distância, aprovar projetos, enfim, realizar uma série de tarefas remotamente e acelerar decisões sem burocracia. No RH digital, ela é indispensável para formalizar contratações e demais atualizações cadastrais.
Graças ao avanço dos sistemas tecnológicos, esse recurso se tornou extremamente seguro, tão válido quanto uma assinatura feita com papel e caneta. No mais, a assinatura digital tem respaldo da lei. A Medida Provisória 2.200-2 /2001 confirma a legitimidade de documentos e assinaturas digitalizados.
Gestão do ciclo de autorização da folha de pagamentos
A folha de pagamentos também é outra tarefa trabalhosa que pode ser automatizada por uma ferramenta de RH digital via EDI (Eletronic Data Interchange, Troca Eletrônica de Dados, em português).
O EDI é um recurso que permite dados de um sistema serem transferidos automaticamente para outro. Com ele, é possível se comunicar com bancos, fornecedores, pessoas físicas, entre outros canais com segurança e mantendo a integridade dos dados. O compartilhamento das informações acontece em tempo real.
Assim, fica mais fácil compartilhar informações dentro da empresa (do RH para o financeiro, por exemplo) e gerar arquivos de cobrança com agilidade e um menor índice de erros se comparado a um processo manual.
Gestão de Field
Nos dias de hoje, é difícil imaginar um profissional que não use dispositivos móveis para trabalhar. Smartphones, tablets e notebooks fazem parte do dia a dia das pessoas. A boa notícia é que eles podem ser facilmente transportados, contribuindo para a mobilidade e o trabalho remoto, fortes tendências no mundo corporativo. É nesse contexto que a Gestão de Field ganha protagonismo, visto que sua função é coordenar atividades em campo, ou seja, as que acontecem foram do escritório ou da sede.
Gerenciar pessoas em movimento (seja em trabalho remoto, seja viajando a negócios ou visitando clientes) e equipamentos (notebooks e demais ativos da empresa) demanda organização e planejamento. Com um sistema de RH digital como apoio, é mais simples controlar o fluxo de informações entre setores, fornecedores e colaboradores.
Por meio do programa, o profissional responsável tem uma visão consolidada dos agendamentos, equipamentos em uso, dados, entre outros aspectos essenciais. Assim, o diálogo entre equipes internas e externas é facilitado.
Gestão de prontuários digitais
Assim como acontece no contexto médico, as informações de um colaborador e sua evolução em uma empresa ficam documentadas no RH, o que gera um prontuário. A guarda desses dados é fundamental, e fazê-la digitalmente é a melhor maneira de assegurar a confiabilidade.
Em primeiro lugar, os documentos ficam alocados na nuvem e podem ser consultados em poucos cliques. Isso economiza o tempo e o dinheiro gastos em um sistema de armazenamento físico. Guardar informações de forma física se tornou algo muito mais sensível hoje em dia com o aprimoramento da tecnologia na nuvem. Um papel pode se perder ou deteriorar, o que gera um grande problema diante de uma fiscalização.
Além de manter dados protegidos, o armazenamento digital permite a padronização e centralização das informações, práticas que otimizam o dia a dia da equipe.
Enterprise Content Management TIVIT
Agora que você já sabe o que é RH digital e conhece suas funções relevantes, que tal conhecer a solução ECM — Enterprise Content Management, da TIVIT, voltada à gestão de documentos?
Sendo o gerenciamento de documentos importantes da empresa e do funcionário um dos maiores desafios no processo de transição digital do RH, a TIVIT oferece uma ferramenta que converte papéis em arquivo digital de forma fácil e segura.
Além disso, o ECM permite a guarda e acesso eletrônico dos documentos em conformidade com a legislação brasileira. Os serviços de ECM são realizados de forma personalizada, pois se trata de uma solução altamente flexível e pensada para se adequar às necessidades de diferentes negócios, sem perder a robustez e a segurança. Contar com uma solução como o ECM é ter um controle mais rigoroso e ágil de documentos e informações, garantindo a disponibilidade e integração.
O futuro já chegou e a transformação digital é uma realidade. Não corra o risco de ficar para trás e garanta que todos os setores do seu negócio, com destaque para o RH, estejam alinhados às novas práticas. A flexibilização de certos processos, como a contratação online, gerou a possibilidade de expandir limites geográficos, viabilizando a contratação de talentos de qualquer lugar do país e, até mesmo, do mundo, algo que não era possível anteriormente.
Para tornar isso realidade, tecnologia na nuvem, automação e digitalização de documentos são exemplos de recursos que fazem parte do que é o RH digital e como essa inovação pode ajudar uma corporação a ser mais flexível e moderna.
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