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Apesar de, historicamente, o RH das empresas ser um departamento tradicional, ele pode, e deve, atualizar-se e acompanhar as tendências tecnológicas a fim de gerar mais inteligência, praticidade, segurança e assertividade das informações. Isso torna todo o processo de recrutamento e seleção, admissional e administrativo do setor mais fluido, confiável e, assim, prover uma melhor experiência tanto para os colaboradores quanto para o time de RH propriamente dito.
Neste sentido, o gerenciamento dos conteúdos corporativos, na esteira das novas tendências em tecnologia, deve funcionar num sistema em que suas operações estejam todas atreladas. O sistema ECM tem o controle interno das operações da empresa de forma integrada. Suas funções garantem segurança, eficiência e eficácia, com melhoria no atendimento ao cliente.
Sua linguagem é de fácil compreensão, com facilidade para uso, superando modelos ultrapassados, defasados. As customizações fazem do ECM uma solução dinâmica e adaptável na medida das necessidades de negócio.
Essas tecnologias podem melhorar as operações dos recursos humanos, desde o monitoramento de pontos, entradas e saídas de pessoal autorizado, bem como armazenamento de documentos ativos e críticos da empresa em um acervo digital, além de prover maior confiabilidade das informações, segurança e agilidade na busca de documentos.
O que o departamento de RH ganha com o uso de robôs é a automatização de processos, que pode auxiliar o setor em tarefas repetitivas e de baixo valor, e cria o impacto positivo que a coleta de documentos digitais pode ter na admissão de funcionários, bem como no recrutamento e seleção, fazendo com que o processo torne-se automatizado e que dependa de decisões humanas e do time de RH somente para questões estratégicas.
Para que se entenda o porquê o RH de sua empresa está defasado em relação às atualizações e possibilidades tecnológicas, e qual o caminho mais viável para que seu RH seja operacional e eficiente, observe os seguintes sinais abaixo elencados:
O profissional do RH está suscetível ao erro sempre que for inserir dados em seu controle manual. As planilhas não são programadas para atender demandas específicas, como controlar férias, por exemplo. É até normal que ao montar a fórmula, a conta ou a célula, o profissional cometa algum equívoco, pois as planilhas não foram programadas para essa finalidade.
Ao utilizar um software de RH apropriado, a possibilidade do erro é enormemente minimizada, quando não nulas. Isso porque elas foram desenvolvidas com fórmulas já montadas dentro da própria plataforma, a fim de que o profissional não tenha que realizar trabalhos manuais. É tudo por conta do software. Assim, a assertividade e a produtividade aumentam significativamente.
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Se há falta de agilidade e funcionalidade nas operações, isso proporciona falta de praticidade ao profissional de recursos humanos que for usar software ECM.
Diferentemente das planilhas, em que o RH precisará cruzar informações, conferir e digitar dado por dado, o software permite que todas essas tarefas sejam rápidas, economizando tempo para realizá-las. Essa praticidade se dá também porque o software é customizado de acordo com as especificidades da empresa, sendo possível criar campos que atendam a determinadas atividades que só sua empresa executa.
A simples consulta numérica de atestados, muito comum nos setores de RH, colocam os profissionais que ainda realizam esse controle em planilhas, na situação de pedir um tempo para encontrar as informações e, com sorte, no dia seguinte conseguir montar um relatório.
Por outro lado, o software de RH poderá fornecer instantaneamente essas informações. E só com um clique. Será preciso apenas entrar no sistema e gerar um relatório, uma das vantagens em se ter um sistema pensado para atender as necessidades do setor.
Se não há uma integração dos módulos, há uma defasagem estrutural, método há muito tempo ultrapassado.
Assim, uma grande vantagem do software de RH é a possibilidade de integração entre os módulos. Isto é, o software do ponto migra automaticamente as informações à base de dados da folha de pagamento, bem como as horas extras, faltas, entre outros. O software permite também que outras integrações sejam feitas, beneficiando diferentes setores da empresa além do RH, como o financeiro, por exemplo, já que o sistema é capaz de realizar a integração contábil, financeira e bancária.
O armazenamento das planilhas que contêm todas as informações do setor de RH da sua empresa é preservado de forma correta? Há segurança? Qualquer problema que possa acontecer na máquina poderá perder todas as informações.
Com um software, como o ECM, esse risco não existe. As informações permanecem em uma base da empresa, impossível de serem perdidas.
O mais importante das planilhas não são os dados, mas as informações geradas e extraídas desses dados. Porém, gerar relatórios a partir de planilhas é praticamente impossível e, quando o profissional se arrisca a fazer, é uma atividade demorada e que não será realizada em tempo real. Então, como o gestor poderá tomar uma decisão assertiva se os dados do seu relatório são antigos?
Na contramão dos relatórios em planilhas, estão os softwares RH, que permitem gerar diversos tipos de relatórios em tempo real, potencializando a tomada de decisão no momento preciso.
Quando ocorre um erro na planilha que você consiga identificar a tempo, qual suporte você recebe? Chama o profissional da Tecnologia da Informação? Refaz todo o trabalho ou simplesmente desiste?
Um detalhe muito importante que o software oferece é justamente o suporte. São especialistas no sistema e na área de Recursos Humanos que estão preparados e disponíveis para atender aos profissionais que tem dúvida ou dificuldade em algum ponto. É mais uma vantagem que só quem possui um software de RH tem.
Depois de todos esses benefícios citados com o apoio de um software, os profissionais de Recursos Humanos despenderão menos tempo para executar as atividades burocráticas do setor.
Assim, ações estratégicas poderão ser adotadas pelo setor, a fim de qualificar ainda mais o desempenho dos colaboradores e da corporação, tornando o RH muito mais estratégico.
A alta rotatividade e dificuldade de encontrar o colaborador ideal para determinada vaga é, talvez, um dos grandes problemas na gestão de RH, uma vez que trata de um centro de sua operação.
A velocidade do acesso aos dados do candidato, bem como a checagem operacional, quando acessados em mecanismos de software ECM, facilita a dinâmica empresarial.
BYOD – do inglês, bring your own device (traga seu próprio dispositivo), é um conceito que surge com a explosão do mundo mobile: a ideia é dar liberdade ao funcionário para que ele possa usar seus próprios aparelhos e dispositivos para acessar e modificar informações da empresa. Com a comodidade de lidar com computadores ou smartphones que lhe convêm, o funcionário consegue cuidar de questões importantes de qualquer lugar.
Com todos os sinais expostos acima, se o RH da empresa se encaixa nos quesitos acima e não enxerga tais problemas, talvez esteja na hora de se atualizar, por meio das tecnologias, principalmente de ECM e as tendências de BYOD, a fim de gerar operação e gestão de processo que seja capaz de demonstrar qualidade, assertividade, inteligência e agilidade para os diretores da empresa, qualificando, assim, o departamento de recursos humanos como um departamento estratégico, e não somente operacional/administrativo.
