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A gestão eletrônica de documentos é uma prática que vem sendo cada vez mais adotada por empresas, pois traz uma série de benefícios que otimizam processos burocráticos.
Nos últimos anos, as empresas vêm enfrentando um boom de informações, impulsionada pela digitalização, avanços tecnológicos e a crescente conectividade e, o resultado disso é um acúmulo significativo de dados e documentos, desafiando a capacidade das organizações de gerenciar, armazenar e acessar informações de forma eficiente.
A transição do ambiente físico para o digital trouxe consigo uma proliferação massiva de documentos eletrônicos como e-mails, arquivos, dados estruturados e não estruturados. Essa grande quantidade de informações dispersas em vários formatos, locais e sistemas, acaba dificultando a organização e utilização desses recursos valiosos.
É neste contexto que os sistemas de Gestão Eletrônica (GED) surgem como soluções essenciais para lidar com essa sobrecarga de informações.
Veja neste artigo o que é, como funciona e qual a importância dos sistemas de gestão eletrônica para as empresas.
Boa leitura!
A gestão eletrônica de documentos (GED) é uma solução automatizada que permite a organização de documentos digitais, substituindo os métodos tradicionais (físicos). Ela não só facilita a transição do papel para o digital, como também reconfigura a maneira como as informações são obtidas, armazenadas e recuperadas.
Os metadados são informações sobre os próprios dados e são peças-chave na GED. Eles fornecem contexto e descrições que facilitam a identificação, busca e organização de documentos.
Na GED, os metadados são aplicados para categorizar, etiquetar e classificar os documentos, tornando sua busca e recuperação mais rápida e precisa. Por exemplo, quando tiramos uma foto, além de gravar a imagem na memória, os dados como data, tamanho, formato e modelo da câmera também são armazenados. Estes são os “dados dos dados”.
Ou seja, os metadados são essenciais para que a gestão eletrônica de documentos seja feita de forma eficaz, facilitando a busca e localização de arquivos dentro de sistemas.
Baseada na digitalização e arquivamento de documentos, a GED opera em várias etapas, começando pela captura, passando pelo armazenamento seguro e eficiente até chegar na indexação detalhada dos metadados para facilitar a recuperação.
Neste processo, são utilizadas tecnologias como scanners, softwares de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e sistemas de gerenciamento de documentos.
Todos os dias, uma única empresa gera milhares de dados. Como dito anteriormente, são informações vindas de vários locais e em diversos formatos. Ter que lidar manualmente com todas essas informações acaba se tornando ineficiente.
Por isso, implementar uma solução e GED no negócio acaba sendo uma estratégia que poderá trazer vários benefícios. Veja a seguir.
A GED permite que as organizações operem de forma mais eficiente, pois permite reduzir significativamente o tempo gasto na gestão de documentos. Isso resulta em equipes mais produtivas, focadas em tarefas estratégicas ao invés de lidar com processos manuais.
Um estudo realizado pela Xerox, 46% dos colaboradores ainda perdem tempo com fluxos de trabalho ineficientes e relacionados ao papel diariamente.
A capacidade de acessar rapidamente documentos essenciais é crítica para a tomada de decisão mais assertiva. Com a GED, a localização e a recuperação de dados tornam-se mais ágeis. Além disso, essa solução oferece níveis avançados de segurança, protegendo informações sensíveis contra acessos de pessoas não autorizadas.
Disponível de forma digital, a GED possibilita a colaboração em tempo real, permitindo que as equipes trabalhem em conjunto a partir de documentos compartilhados, com atualizações instantâneas e controle de versões, eliminando a confusão causada por cópias de documentos.
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Ao implementar uma solução de GED, os custos operacionais podem ser reduzidos consideravelmente. Os custos com papel, espaço físico para arquivamento e menos necessidade de impressão, podem resultar em economias tangíveis.
Além disso, há um impacto ambiental positivo, já que haverá redução de desperdício de papel, contribuindo para práticas mais sustentáveis.
Adotar soluções digitais é se adaptar às mudanças. A capacidade de acessar rapidamente informações relevantes e tomar decisões de forma rápida e assertiva é um diferencial competitivo em um ecossistema que está evoluindo de forma exponencial. A transformação digital é realidade e cada vez mais empresas estão fazendo parte dessa jornada.
A digitalização de documentos é essencial para empresas que desejam melhorar a eficiência e segurança de suas operações. Ao digitalizar documentos, as empresas podem reduzir o espaço físico necessário para armazenar papéis, diminuindo custos e facilitando o acesso rápido às informações. Além disso, a digitalização de documentos permite uma melhor organização, com sistemas de busca eficientes que tornam a recuperação de dados muito mais rápida.
Outro benefício importante da digitalização de documentos é a melhoria na segurança das informações. Documentos digitais podem ser protegidos com criptografia e backups regulares, minimizando o risco de perda ou acesso não autorizado.
A gestão de documentos é crucial para a eficiência e segurança de qualquer organização. Manter uma gestão de documentos bem estruturada garante que todas as informações importantes estejam facilmente acessíveis e bem organizadas.
Além disso, uma boa gestão de documentos ajuda a proteger dados sensíveis, garantir conformidade com regulamentações legais e otimizar processos internos. Ficar atento à gestão de documentos é essencial para reduzir riscos, economizar tempo e melhorar a produtividade.
Existe no mercado, empresas de tecnologia que disponibilizam soluções de gestão eletrônica de documentos, como a TIVIT. Ela ajuda empresas a processar, organizar e trafegar informações físicas e digitais de maneira eficiente, melhorando o fluxo e gestão, ajudando na tomada de decisão e produtividade.
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